DX推進の必要性について
他の業界に比べ、法曹の世界ではIT化が遅れていると言われていました。
従来では、裁判手続における書面の提出は郵送かFAXであり、原則としてデータファイルについて、ネットワークを通じて提出することはできませんでした。
ところが、2020年からは裁判所で、一部の裁判フェーズをオンラインによって実施する試みが進み、専用のシステムにより書面の提出をオンラインにするという試みも進んでいます。裁判所をはじめとする法曹業界においてもIT化が推進されているといえます。
とはいえ、現時点では、訴訟等各種申立ては、オンラインによることができず、書面の提出や法曹間や依頼者とのやり取りはFAX、手紙、対面での打ち合わせが多用されており、紙媒体で記録を作成している法律事務所も多いと聞きます。すなわち、今だに法曹業界では紙文化、アナログ文化が根付いています。
このように法曹業界で紙文化、アナログ文化が根付いている一方で、社会は、技術革新が急速に進み、コミュニケーションツールの多様化、AIの活用などによりDXが進んでいます。近年の新型コロナウイルス感染拡大によりワークスタイルや生活様式に大きな変化があったことも社会のDXの需要が増大した理由の1つといえます。
当法律事務所は、法曹業界においてもこのような社会様式の変化やDX需要を受け、依頼者様に最適な法的サービスを提供するためにDXを推進していく必要があると考えております。
つまり、法律事務所も、従来のアナログ文化から脱却し、DXにより、業務の効率化、生産性アップ、依頼者様との円滑なコミュニケーション等をその業務において実践してゆく必要があると考えております。
当事務所がDX推進により目指す経営について
１ 事務作業・経理作業等の効率化により、個々の案件に対し必要充分な時間を確保すること（業務の生産性向上）
当事務所は個人事務所であり、弁護士が多数する法律事務所とは異なり、マンパワーに限りがあります。
その中で、できる限り多くの依頼者様をサポートし、適切な法的サービスを提供し続けるためには、知的作業が必要な作業（書面作成や交渉等）について、多くの時間や労力を割くことが必要不可欠です。
そのためには、案件に対する知的作業を伴わない事務作業や経理作業の効率化を目指し、業務の生産性を向上させることが重要と考えます。
２ 依頼者様との円滑なコミュニケーションを確保すること
従来の法律事務所で行われていたように、依頼者様とのコミュニケーションを電話や対面に限定すれば、弁護士の予定によっては連絡がとれず、コミュニケーション不全につながるおそれがあります。
このようなコミュニケーション不全に陥らないためにも、DX化を推進し、対面や電話に限らないオンラインでの打ち合わせ、メールに限らない様々なコミュニケーションツールへの対応等を実践し、依頼者様との円滑なコミュニケーションを実現していきます。
３ 法律事務所としての価値向上・安定経営
依頼者様目線での適切かつ安定的な法的サービスの提供を実現することにより、法律事務所としての価値向上、安定経営を目指します。
具体的なDX戦略
１ ペーパーレス化の推進
従来、紙文化であった法曹業界ですが、ペーパーレス化を推進し、紙等の資源削減や業務の効率化を目指します。
具体的には、電子契約、電子帳簿保存法に対応したクラウド型会計システム、クラウドによるデータ管理、FAX受信のデジタル化やPDF等の編集ソフト等の導入により、抜本的なペーパーレス化を目指します。
２ 各種証明書や内容証明発送のオンライン化
例えば、登記事項証明書や内容証明の発送をオンラインで請求します。
３ コミュニケーションツールの利用
依頼者様との円滑なコミュニケーションを実現するため、様々なコミュニケーションツールに対応し、ウェブ会議システム、チャットツールを導入しております。
これにより、全国の依頼者様と円滑な打ち合わせややり取りが可能になります。
４ 事件記録、案件管理簿のデジタル化
事件記録の検索性の向上、紙資源の削減、業務の効率性を上げるため、デジタル事件記録やデジタル案件管理システムを導入しております。
５ クラウドPBX及びチャットツールに対応した電話代行サービスの導入
当法律事務所は、小規模の個人事務所の中では新件の法律相談の問い合わせが非常に多いため、常駐の電話番が必要不可欠な状況です。
クラウドPBX及び電話代行サービスを導入することで、案件対応中に電話により中断されることがなくなり、またチャットツールと連携させることで電話内容の見える化が可能になるため、生産性向上につながります。
DX戦略を推進するための体制
当法律事務所では代表弁護士を責任者として、法律事務職員全員がチームとなりDX推進に取り組んでいます。
代表弁護士が責任者で、なおかつ少人数の法律事務所であるため、意思決定のスピードが早く、効率的なDX戦略の推進が可能になります。
また、上記のようなデジタルツールについて学習する時間や研修の時間を確保し、定期的な意見交換を行っています。
デジタル技術活用環境の整備に関する方策
業務効率や生産性の向上のために、積極的に種々のデジタルツールやシステムを取り入れ、それによるデジタルデータの活用を行っています。
レガシーシステムの刷新や導入するツールについては、セキュリティや業務効率・生産性向上という面から決定をし、セキュアでかつ生産性の向上が可能な業務環境を目指します。
当法律事務所におけるIT投資予算は、デジタルツールやシステムを取り入れるための費用やセキュリティを確保するための費用に配分しております。
DX戦略の達成度を測る指標
以下の指標によりDX戦略の達成度を管理します。
- 法律事務職員の休日出勤なし、時間外労働なしを維持する。
- IT人材の確保
研修体制も整備し、IT知識の向上を行う - コピー用紙やインクカートリッジについて、前年度と比較して経費削減ができているか